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第 23 节 问答 8:怎样写一封得体的电子邮件?(第1页)

今日问答:

怎样写一封得体的电子邮件?

职商专家回答:

作为一个外企高管,我手下的很多中国员工都需要经常和国外的经理和客户打交道。我总是对他们不断强调,在打交道的时候 email 有多么的重要。

以下是我想强调的两点,关于 email 的写作。我是用英文发 email 的,不过即便你用中文发 email,这些要点也是适用的。

第一点就是,我在邮件的标题中就点明邮件的主题。如果你不能吸引别人打开你的邮件,那你写得再好也没有任何意义。因此我经常跟我的员工讲,你写邮件不仅仅要告诉别人你的邮件是关于什么的,还要能够「吸引别人打开你的邮件」。

比如,与其把我的邮件命名成「劳务费后续」或者「我 2017 年的市场计划」这种几乎没有说明情况的名字,我可能会这么写:「劳务费后续上我们需要你的帮助」,或者,「你能就我的 2017 年市场计划给点意见吗?」

最终,大多数邮件的目的就是为了让别人能够以某种方式回复你,而这样的标题能够清晰地告诉别人你的目的和紧迫感。

第二点就是关于你要如何在邮件中强调你要说的内容。最重要的一点就是,你要让你的内容容易被理解并且方便用户阅读。比如说,在我发送我的邮件前,我总是问自己,如果别人只有十秒钟看这封邮件,那哪些内容要凸显出来?

我是通过划重点和起小标题的方式,来突出我要表达的重点内容的,特别是,如果邮件里我只强调了一件事!我还会用字体加粗、标颜色(我一般用红蓝两色)等方式突出我邮件中的主要内容或者关键词句。邮件写的越长,使用这些技巧越重要。以下是两个例子:

这是使用了划重点、起小标题、字体加粗、标颜色的例子: